方便简单巧用Excel编制学生考勤管理系统教程

    上海中学国际部是上海市著名的几所国际学校之一，现有学生1200多人。由于学校完全采取学生“走班制”教学，学生出勤情况的报告与统计工作难度极大。虽然每个班主任和任课老师都参与考勤信息的收集，但考勤信息的汇总和统计仍很烦琐。

    由于看到负责考勤汇总统计工作的老师用Excel制作考勤汇总报表，笔者想到用Excel做一个完全自动化的考勤记录和统计系统，让这位老师从繁重的手工操作中解脱出来。

    在与负责考勤的老师进行多次沟通后，笔者列出了该考勤系统必备的功能：

    1.可以通过输入学号、班级或姓名检索到学生并输入考勤信息，也可以通过姓名的模糊查询检索到学生并输入考勤信息。

    2.日常考勤记录可以任意排序、筛选和修改。

    3.考勤信息可自动按日期分班级汇总以便输出报表。

    经过尝试，笔者用Excel 2002中的表单加Visual BASIC for Application 和数据透视表相结合的方法实现了上述所有功能。

总体结构

这个考勤记录与统计系统由一个工作簿中的三张工作表组成，它们分别为“流水”、“汇总”和“名单”。“流水”工作表记录了所有日常考勤数据，该表还可直接用于记录查询(如图1所示)。“汇总”工作表可以按任意时间汇总出任意班的考勤信息(如图2所示)。“名单”工作表包含了所有学生的中英文姓名与学号，供在“流水”工作表中输入时调用(如图3所示)。

日常数据输入

输入的考勤数据全部保存在“流水”数据表中，以流水账形式排列，所以称之为“流水”。“流水”工作表设有“日期”、“班级”、“姓名”和包含各种缺勤信息的列，这些列都设置了“自动筛选”功能以便于查询。输入的数据依次添加在最后的空行中。

“流水”数据表的上方有一个[快速输入]按钮，点击此按钮可开启“考勤信息输入”窗口进行快速数据输入(如图4所示)。用此窗口进行考勤数据输入不仅方便快捷(输入者不需逐字键入学生姓名)，还可以保证输入数据的准确性(班级和姓名不能有错)。此窗口的绝大多数功能是用Visual BASIC for Application编写的。

    在该快速输入窗口中，“日期”由系统自动输入，学生的“学号”、“班级”和“姓名”可以各种方式组合输入。如果知道学生的完整学号，只需直接输入学号，“班级”和“姓名”会自动出现；如果知道班级，但记不清姓名，可在“班级”下拉框中选择班级，“姓名”下拉框中将包含该班学生的名单以供点选；如果只知道姓名，则可直接输入姓名，其余信息也会自动出现；如果只知道学生的部分姓名，也可在“姓名”下拉框中输入所知道的部分姓名进行模糊查询。

    日常数据查询与修改

    “流水”表包含了所有日常考勤记录的数据。利用Excel自有的“自动筛选”功能(在菜单项“数据→筛选”中)，不需任何代码编写，就可实现日常考勤记录的任意排序和筛选功能。用户也可以直接对“流水”表中的日常考勤数据进行修改。

    数据汇总

    根据日期和班级对“流水”表中的数据进行汇总是一个比较复杂的工作，好在Excel提供的数据透视表可以很好地完成这项工作，而不需编写任何代码。在数据透视表中，使用者可以通过表头中的下拉框选择要显示的班级、学生和日期。

    经验总结

    在学校环境中，很多工作非常烦琐，许多人的想法是用Visual BASIC和C等语言编写专用软件来简化工作，但这种方式开发耗时长，软件维护困难。其实用Excel的已有功能加不多的Visual BASIC for Application代码，就可以实现我们所需的绝大多数功能。

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